※「7つの習慣Ⓡ」はフランクリン・コーヴィジャパン(株)の登録商標です 研修社員の「主体性」と「責任感」を醸成する7つの習慣Ⓡ研修 中小企業向け研修公認企業
MON - FRI / 9:00 ~18:00 03-5282-7605JAIC
コラム&ニュース
ホーム > コラム&ニュース > 仕事で「わからないことがわからない」新人には質問の仕方から教えよう

仕事で「わからないことがわからない」新人には質問の仕方から教えよう

新人には質問の仕方から教えよう

「新人が質問をしないので、理解しているものとばかり思っていたが、実は全く理解していなかった」という経験はないでしょうか。このような場合は新人が「わからないことがわからない」状況に陥っている可能性があります。今回は、新人に身に付けてほしい質問の仕方についてご紹介します。

的確な質問ができることは成長の証し

新人が業務内容を覚えて、一人前になるまでには時間がかかります。上司は「新人のうちはわからなくて当たり前」と自分に言い聞かせ、根気よく新人の質問に答えている方が多いでしょう

一日に何度も質問されてうんざりしている方もいるとは思いますが、新人が的確な質問をできることは成長した証しでもあります。疑問を解決するプロセスを通じて、少しずつ理解を深めることができれば良いのです。

疑問点をメモ帳に箇条書きにする

疑問点をメモ帳に箇条書き

問題にすべきなのは、質問ができない新人です。質問ができない状態が長期間続けば、成長もストップしてしまいます。

このような「わからないことがわからない」新人には、質問前に疑問点を紙に書いて整理させてください。疑問点をメモ帳に箇条書きにすることによって、自分がどこまで理解していて何を理解できていないかを視覚的に捉えることができます。

新人にメモ帳を携帯させ、疑問点はその都度メモするように指導しましょう。わからない専門用語があれば、意味を調べてメモ帳に書き込み、時間に余裕があるときに読み返すように促します。質問事項は質問前に文章にまとめさせてください。

メモを見ながら質問させても構いません。最初はメモを読み上げるように質問をしていた新人も、慣れてくればメモがなくても質問できるようになるでしょう。

クローズド・クエスチョンで質問させる

「わからないことがわからない」新人の傾向として、質問の意図が不明瞭である点が挙げられます。例えば、「書類をどうすれば良いのかわからないのですが」という質問は、書類の使い道がわからないのか、書き方がわからないのか、提出先がわからないのか、教える側が迷う質問です。

したがって、質問をする際は相手がYesまたは Noで答えられる質問(クローズド・クエスチョン)をするよう指導してください。 先ほどのケースであれば、「この書類は交通費の清算に使うものですか」「この書類で申請するときは下の欄へ記入すれば良いですか」「この書類の提出先は総務部ですか」などと質問させま

自分の頭で考える習慣を身に付けさせる

自分の頭で考える習慣

自分の頭でよく考えればわかることにもかかわらず、まったく自分の頭で考えずに質問する新人もいます。新人の質問のレベルが低い場合は、こちらから質問をして、本人がよく考えずに質問していることを気付かせましょう。

また、新人が何を言おうとしているのかを察して質問に答える上司もいます。親切心に基づく行動と言えますが、新人がコミュニケーションスキルを伸ばす機会を奪っている可能性があります。

新人には自分の考えをまとめ、人に伝える経験を積ませることが欠かせません。特に営業職のように人前でプレゼンテーションをしたり、商談をしたりする社員には、自分の意志を相手にはっきりと伝えるスキルを身に付けさせることは必須です。

おわりに

質問の仕方は、新入社員が仕事を身に付けるために欠かせないスキルの1つであり、ポイントを押さえた質問ができるか否かは成長のバロメーターにもなります。 うまく質問ができない新人に対しては、どこがわからないのかを本人に自覚させるとともに、相手にとって答えやすいクローズド・クエスチョンで質問させる点がポイントです。一刻も早く新人が仕事に慣れて上司や先輩社員の負担が減らせるように、質問の仕方を教えてはいかがでしょうか。