【議事録の書き方とコツ】会議の議事録作成を新人に任せてみよう

会議における議事録の作成を、入社して日の浅い新人に任せる企業も多いのではないでしょうか。議事録を書くことによって身に付くものも多いため、学習も兼ねて新人に議事録を書かせてみましょう。ただし、新人に議事録作成を命じるときは、議事録の書き方を教える必要があります。そこで今回は、議事録作成に役立つ具体的な書き方やコツをご紹介します。

議事録作成のための事前準備

分かりやすい議事録を作成するためには、会議中にしっかりとメモを取ることだけでなく、会議前にきちんと準備することが欠かせません。議事録作成のための事前準備としては、以下のようなものがあります。

【準備1】過去の議事録の提供

「議事録とはこんなもの」と理解させるためには、過去の議事録を見せることが一番の方法です。特に手本となるような議事録があれば伝えておきます。最終型をイメージできれば、会議中にどのようなポイントをメモすれば良いかが分かります。人によって議事録の書き方はさまざまですが、過去の議事録のフォーマットをそのまま利用すると良いでしょう。

【準備2】メモの取り方の決定

議事録作成のためには、会議中にメモを取らなければなりません。従来は手書きでメモしていましたが、現在はPCでメモすることも増えています。特に条件がない限りは、本人にメモの取り方を決めさせると良いでしょう。

会議中の音声をボイスレコーダーに録音することも可能ですが、聞き直すときに時間がかかります。ボイスレコーダーを利用する場合も会議中にメモを取り、聞き取りづらかった箇所だけボイスレコーダーで確認するなど工夫が必要です。

スムーズに議事録作成を行うポイント

議事録作成をスムーズに遂行するためには、ポイントがあります。新人には以下の2つのポイントをあらかじめ伝えましょう。

【ポイント1】メモは詳細に

議事録は「会議の記録」であり、要点が押さえられていれば合格です。しかし、会議中に取ったメモの情報量が少なければ、議事録の内容も貧弱になってしまいます。詳細なメモを取り、情報を取捨選択して議事録に載せるようにしましょう。

【ポイント2】すぐに作成に取り掛かる

詳細なメモを取っても、話の内容をすべてメモすることは不可能です。そのため、会議の記憶を思い起こして議事録を作成しなければならない部分もあるでしょう。記事録作成を先延ばしにしていると会議の内容を忘れてしまいます。なるべく早めに記事録作成に取り掛かるように促してください。

記事録の書き方

事前準備を行い、十分な情報が記載されたメモがあれば、内容の充実した議事録を作成できます。議事録を書く際のポイントは以下の2つです。

【ポイント1】メモからブラッシュアップを重ねる

会議中のメモはあくまでたたき台であり、議事録そのものではありません。議事録はメモの内容をまとめ、時には話の順序を入れ替えて読みやすくする必要があります。読み手を意識してブラッシュアップを重ねましょう。

【ポイント2】議事録に記載する内容

記事録に記載する内容には、決まりがあるわけではありませんが、以下の項目を含めることが一般的です。上述したように過去の議事録を見せて、フォーマットを提示するのが最も分かりやすい方法です。

・タイトル

・日時

・場所

・出席者

・趣旨

・会議内容

・決定事項

・次回会議日程

おわりに

今回紹介したようなアドバイスを新人に与えても、最初は満足できるレベルの議事録を書くことは難しいでしょう。そのため、新人が書いた議事録にその都度目を通し、フィードバックを行うことが大切です。議事録の書き方の良い点と悪い点を指摘し、新人の成長につなげてください。