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説明下手を克服!「PREP(プレップ)法」を新人教育に取り入れる

説明下手を克服

営業活動、プレゼンテーションなど仕事上の多くのシーンでは、分かりやすく説明する能力が求められます。説明力はケーススタディーで向上するスキルとはいえ、特に新人教育を行う場では話す内容の構成がとても重要となり「分かりやすい話し方」が求められます。 そのような場合におすすめの構成テクニックが「PREP(プレップ)法」です。

今回は、このPREP法について詳しくご紹介します。

「PREP法」とは?

スタッフの育成

「PREP法」とは、文章や話す内容などを相手に分かりやすく、論理的に組み立てる構成テクニックの1つです。 「PREP」とは、「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(再び結論)」の頭文字をとったビジネス用語です。 文章や会話をPREP法の流れに沿って組み立てることにより、伝える内容が分かりやすくなり、説得力が増すといわれています。

以下ではそれぞれの要素と、順番の意味についてご紹介します。

Point(結論)

PREP法では、結論を第1に述べます。 聞き手に会話のテーマを示し、これからの道筋を明らかにすることが目的です。

Reason(理由)

最初に述べた結論に続いて、理由でフォローアップします。 単に結論を述べるだけでは、聞き手の納得は得られません。理由によるフォローアップがあることで、先に伝えた結論に説得力が加わります

Example(具体例)

続いて述べるExample(具体例)は、いわばReason(理由)のフォローアップで、述べた理由を裏付けることが目的です。

聞き手は理由と結論を1つの事象で提示されることで、展開を理解しやすくなります。

Point(再び結論)

最後は再び結論へと帰結します。これは、聞き手に結論を印象づけるためです。

「PREP法」の具体例

以下ではPREP法で話を組み立てた具体例をご紹介します。実際にはもう少し肉付けが必要ですが、PREP法の骨組み例として参考にしてください。

・Point(結論):今テレビを買うならA社のBというモデルがおすすめです。

・Reason(理由):なぜなら、4K画質で大迫力の映像が楽しめるのにもかかわらず、コストパフォーマンスが抜群なためです。

・Example(具体例):同じ価格帯の製品の中では品質が群を抜いているうえ、現にその点が評価されてユーザーからも高評価を獲得しています。

・Point(再び結論):以上の理由により、今テレビを買うならBがおすすめでしょう。

以上がPREP法の骨組みである、全体的な流れです。

ここで重要なことは結論ではなく、聞き手が納得できる理由、具体例を用意することです。結論を強固な理由でフォローアップし、さらに具体例で理由と結論をフォローアップ、最後に結論に戻ってきたときには、結論が唯一の真実に聞こえるような展開にすることが理想です。

「PREP法」を習得するには

リーダーの育成

PREP法は日頃から意識していなければなかなか身につきません。具体的には、以下のような心掛けや取り組みが大切です。

結論から先に述べる

PREP法で最もハードルが高いプロセスは、「最初に結論を述べること」だといわれています。 簡潔に話すことが求められるビジネスパーソンでも、無計画に話し始めると、回りくどくなってしまいがちです。最初につまずいてしまうと、その後のPREP法の展開へと進めません。

日々の生活の中で結論を先に述べるように意識することで、自然と身についていくでしょう。

ロジカルシンキングの勉強が生きる

ロジカルシンキング(論理的思考力)は、PREP法の組み立てスキルと密接にリンクしています。特に「Reason(理由)」のプロセスでは、ロジカルシンキングの能力が鍵となるでしょう。数多く出版されているロジカルシンキング関連の書籍を参考にしてください。 最終的には、どのような結論にも理路整然とした理由を述べられるようになることが理想です。

おわりに

今回は、文章や会話の内容構成テクニックの1つである「PREP法」についてご紹介しました。

自分の意見をしっかりと相手に伝えることは、ビジネスシーンにおいてはとても重要なことです。特に新人教育の場などでは、さまざまな内容の題材を限られた時間内に指導しなくてはならないため、相手が理解しやすい「伝え方・話し方」が求められます。それを向上させるテクニックとして、このPREP法をぜひ活用してみましょう。