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コミュニケーションの活性化を図るには?全社的に変革を起こして改善する方法

コミュニケーションの活性化

社内コミュニケーションと企業の業績は、相関関係があると考えられています。うまく意思疎通ができている職場は、業務の共有や新たなアイデアの創出が活発で、離職率も低い傾向にあります。今回は社内コミュニケーションをどのように活性化すべきなのか、その重要性と改善・変革をする上での方法をご紹介します。

 

社内コミュニケーションの重要性とは

社内コミュニケーションが活性化すると、人間関係が良好になり、離職率の改善につながる他、業務内容の共有がしやすくなるなどのメリットもあります。反対にコミュニケーションが不足していると、個人プレーが目立つようになり情報伝達ミスが増えたり、離職率が高くなったりするため、社内コミュニケーションの活性化を図ることが重要です。

   

社内のコミュニケーションタイプを分類してみる

社内のコミュニケーションタイプを分類してみる

社内コミュニケーションの変革は決して難しいことではありません。まずはコミュニケーションタイプを3つに分類し、改善すべき部分の可視化から始めてください。

             

縦のコミュニケーション

上司と部下、先輩と後輩といった異なる役職や年齢で行われるコミュニケーションが、縦のコミュニケーションです。上司や先輩の存在が部下や後輩の成長を促すという側面もありますが、縦の力関係が優先されすぎると、組織としての風通しが悪くなり、意見を言いづらくなったり、パワハラやセクハラといったトラブルが発生しやすくなったりします。縦のコミュニケーションで重要なのは、互いの信頼関係の構築です。個々の能力を尊重し、お互いの意見を聞き入れる風土づくりが求められるでしょう。

横のコミュニケーション

同僚や同期、または同年齢・同世代といった比較的対等な関係で行われるのが横のコミュニケーションです。お互いが近くにいれば、同世代間のコミュニケーションはとりやすいものですが、企業規模が大きくなるほど違う部署で働くことが多く、情報の共有機会も減ります。それによって横のつながりが薄れてしまい、仲間意識が希薄になりがちです。

横のコミュニケーションが活性化されることで、同期で助け合う、時には競い合うなど、チームワークや一体感を醸成できます。

 

斜めのコミュニケーション

部署の枠を超えたコミュニケーションが、斜めのコミュニケーションです。企業の規模にもよりますが、大所帯であればあるほど部署を超えたコミュニケーションの機会が減っていきます。部署間の意思疎通が少なくなると、余計な誤解を招きやすく、社内の空気が悪くなる可能性があります。

斜めのコミュニケーションが活性化されることで、異なる部署が共同で商品を開発する、1つの部署では解決が難しい問題を他部署がサポートするといった連携が可能です。

 

3つの方向からコミュニケーションを変革する

3つの方向からコミュニケーションを変革する

縦・横・斜めの3方向のコミュニケーションを活性化すると、社内の風通しが良くなり、業務や人間関係に良い効果をもたらします。現在の状況からどのようにコミュニケーションを改善していけば良いのか、変革のポイントをご紹介します。

           

食事会やメンター制度などの活用

縦のコミュニケーションがうまくいかない理由の1つとして、上司と部下、異なる年代同士のコミュニケーションが不足していることが挙げられます。そのため、コミュニケーションの機会を設けてみてはいかがでしょうか。

 

例えば、気軽なランチミーティングであれば、フランクな雰囲気でコミュニケーションもとりやすいでしょう。また、メンター制度の導入も良いかもしれません。できれば直接的な業務に関係ない先輩やマネージャーが若手社員の相談に乗るといった形が良いでしょう。若手は業務以外のことも気軽に相談しやすく、メンターも業務での摩擦を心配する必要がありません。

研修制度や社内FA制度の活用

横のコミュニケーションを活性化させる手段として、研修制度があります。若手に仕事を覚えてもらうことはもちろん、同期同士の結束力を高めるためにも有効な手段といえます。新入社員だけでなく、年代・部署・役職を超えた形での研修も、横のつながりを意識させやすく、コミュニケーションの活性化を期待できるでしょう。

 

FA制度を導入する企業も増えてきています。FA制度とは、社員が希望する職種や部署の面接を受け、内定をもらえれば異動できるという制度です。これは社内の人材交流を図るとともに、社員のやる気を引き出すというメリットがあります。

 

社内イベントやフリーアドレスの活用

社内イベントは、斜めのコミュニケーションを活性化するのに役立ちます。夏であればBBQ、冬はクリスマス、最近ではハロウィンパーティーなどをする企業もあるようです。こうした社内イベントや行事は普段交流する機会のない年代や部署間のコミュニケーションを活性化しやすいのです。

 

また、フリーアドレス制度を導入する企業もベンチャーを中心に増えてきています。座席を決めずにフラットな状態にすることで、さまざまな人同士で交流がしやすくなるメリットがあります。たまたま隣り合わせた他部署の人と会話するうちに新たな発想が生まれ、そこから企画が誕生するケースもあるかもしれません。

 

おわりに

今回は社内コミュニケーションの活性化についてご紹介しました。コミュニケーション活性化のポイントは、縦・横・斜めのうちどの部分で風通しが悪くなっているのかを特定し、状況に合わせた改善を行うことです。業績アップを実現するために、まずはコミュニケーションの問題から取り組んでみてはいかがでしょうか。