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新入社員に研修の報告書を書かせたい!新人に書き方のポイントを伝えよう

研修の報告書

新入社員に研修報告書を作成させることは、相手に分かりやすく物事を伝えるための良い訓練となります。新人に研修報告書の書き方を教えることは、研修担当者の大切な役割と言えるでしょう。今回は、新入社員に指導しておきたい研修報告書の書き方をご紹介します。

研修報告書に書かせる内容とは

書かせる内容とは研修報告書とは、研修で学んだことを上司に報告するための書類を指します。会社によっては専用のフォーマットが用意されていることもありますが、主な記入項目には次のようなものが挙げられます。

・研修日時・場所 ・作成者氏名 ・研修名 ・講師名 ・研修内容 ・参加者(名前や人数など) ・研修の感想

これからさまざまな研修を経験する新入社員にとって、研修日時や場所、研修内容の記録は、記憶の整理および研修内容の定着に役立ちます。研修内容を事実に沿って客観的にまとめるとともに、研修の感想を自分の言葉で第三者に伝えることを意識させましょう。

研修報告書を書くときのポイント

読みやすさを意識した配置と文章構造にする

読みやすい配置と文章構造 報告書は、その方の上司が目を通すことを前提に書かれる書類です。読みやすいレイアウトを心掛け、結論や結果を先に述べるなど、文章構造にも気を配ることを意識させてください。

1つの文章にあれこれ詰め込み過ぎると、読み手は何を伝えたいのかが分からなくなります。まずは、要点を絞り込むなど読み手の立場を意識させます。その上で、分かりやすいビジネス文書のライティングスキルも合わせて指導しましょう。

どのような学びがあったのかが伝わる報告書にする

研修報告書の目的は、研修でどんなことを学んだのか、それをどうやって仕事に活かそうとしているかを伝えることです。単に研修内容を説明しただけの報告書では意味がありません。社員が研修を通してどんな気づきや、きっかけを得たかを伝える内容を書かせましょう。

まずはレポートを書く意味を各社員がきちんと理解していることが肝心です。また、報告書が仕事上の評価対象となり得る書類であることを意識させると、書く内容に自然と深みが増します。

「感想」の内容は具体的に記述する

報告書の感想は「興味深かったです」「役に立ちました」など、抽象的な感想を述べるのではなく、より具体的な内容にまとめます。「〇〇を学んだから△△したい」という形式がシンプルで分かりやすいでしょう。

以下では、簡単な例文を3つご紹介します。

【例文1】研修を通して、ビジネスマナーで間違った解釈をしていたことに気付きました。現場の顧客対応でも、今回の研修で学んだ内容を実践したいと思います。

【例文2】電話対応は実習を交えた実践的な研修内容でした。これからは相手の顔を想像しながら丁寧な対応を心掛けます。

【例文3】社内でのコミュニケーションがいかに大切かを教わりました。今後は上司や同僚とのこまめなやり取りを大切にしたいと思います。

報告書は簡潔にまとめさせる

報告書はだらだらと長く書けば良いというわけでなく、研修内容を簡潔にまとめることに意味があります。新人が書く研修報告書は、伝えたい内容を簡潔にまとめるという練習も兼ねているのです。

新入社員の研修報告書は、人事担当者や現場の上司、あるいは経営陣など多くの方が目を通すことになります。このようなビジネス文書は、コンパクトにまとめなければ忙しい人たちの時間を奪うことにもなりかねないという意識を持たせましょう。

おわりに

難しく考えがちな研修報告書を前に、ペン(もしくはキーボード)が止まってしまう新人も少なくありません。要点をいかにまとめて相手に伝えられるかというのは、日頃の訓練が大切です。ぜひ研修報告書の作成を通してビジネス文書の書き方を学ばせましょう。